Privacy Policy / Política de Privacidad

    Privacy Policy (English)

    Introduction

    MedVoyage (hereinafter "MedVoyage" or "we") is committed to protecting your privacy. We comply with Colombia's data protection laws, including Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013. We also take into account international standards such as the European Union's General Data Protection Regulation (GDPR) for our patients from Europe. This Privacy Policy explains what personal data we collect, how we use and protect it, and your rights regarding your information.

    Information We Collect

    Personal Information

    We collect contact information that you provide, such as your name, email address, telephone number, and country of residence, when you sign up or request our services. We also collect payment information (e.g. billing name and payment method details) when you make a payment; however, MedVoyage uses secure third-party payment processors to handle payments, and we do not store your full credit card numbers or bank details on our servers. Importantly, MedVoyage does not collect or store any medical or health records. We will never ask you for detailed medical history, diagnoses, or treatment records – any medical information you choose to share will be provided directly to your chosen medical provider, not to MedVoyage.

    Automatic Data (Cookies and Usage)

    When you visit our website, we may collect limited technical information such as your IP address, browser type, and browsing behavior through cookies or similar technologies. This information is used only to improve our website and user experience, and it does not identify you personally. You will be informed about any non-essential cookies and given the opportunity to consent, in line with GDPR requirements.

    Purpose of Data Collection and Use

    We collect and use your personal data solely for legitimate purposes related to our medical tourism facilitation services. The main uses of your data include:

    Service Delivery

    To contact you and provide the information or services you request, such as responding to inquiries or scheduling a consultation or trip. We use your contact details to communicate with you about trip arrangements, medical provider options, and customer support.

    Payment Processing

    To facilitate payments for services, we use your provided information to process transactions via our external payment processors. MedVoyage itself does not process or store your payment card details; those are handled securely by the third-party payment gateway.

    Service Improvement

    To improve our platform and services, we may use aggregated or anonymized information (e.g. website usage data) for analytics. This helps us enhance user experience and troubleshoot technical issues.

    Legal Compliance

    To comply with legal obligations, such as maintaining transaction records for accounting or responding to lawful requests by authorities. We handle personal data in accordance with applicable law and only as necessary for these purposes.

    MedVoyage does not use your personal information for any unrelated secondary purposes like unsolicited marketing. We do not sell or rent your personal data to third parties. You will only receive marketing communications if you have explicitly opted in, and you can opt out at any time.

    Data Sharing and Disclosure

    Your personal data is treated as confidential. We share personal information with third parties only in very limited circumstances:

    Payment Processors

    We share necessary information with trusted third-party payment processors to handle payments (for example, to charge your credit card). These processors are contractually obligated to protect your data and use it solely for payment processing.

    Service Providers (Operational Needs)

    MedVoyage may use service providers for functions like website hosting or email communications. In such cases, these providers may process data on our behalf under strict data protection agreements. They are not permitted to use your data for any other purposes.

    Legal Requirements

    If required by law or court order, we may disclose information to the appropriate authorities. For instance, we might need to share data to comply with a judicial proceeding or regulatory request.

    Except as described above, MedVoyage does not share your personal data with any other third parties. We will not share, sell, or transfer your information to unrelated companies for their marketing purposes.

    No Storage of Medical Data

    MedVoyage does not store or maintain medical records or health data. Any medical information you provide is transmitted directly to the medical provider you have selected for your treatment. We do not have access to or keep copies of such medical information. The medical providers are solely responsible for the secure handling and storage of your medical data in accordance with Colombian healthcare laws and standards (e.g. Law 1438 of 2011 and Resolution 2654 of 2019).

    Your Rights

    Under Colombian data protection law (Law 1581 of 2012) and in line with GDPR (for EU residents), you have the following rights regarding your personal data:

    • Access: You have the right to request information about what personal data we hold about you.
    • Correction: If your data is inaccurate or incomplete, you have the right to request corrections.
    • Deletion: You may request that we delete your personal data, subject to any legal or contractual obligations to retain certain information.
    • Objection and Restriction: You have the right to object to certain data processing activities or request restrictions on how we use your data.
    • Withdraw Consent: If we rely on your consent for processing (such as for marketing communications), you can withdraw that consent at any time.
    • Data Portability (GDPR): EU residents can request a copy of their data in a portable format.

    To exercise any of these rights, please contact us at info@medvoyage.co. We will respond to your request within the timeframe required by law (typically within 15 business days under Colombian law, or within one month under GDPR).

    International Data Transfers

    MedVoyage is based in Colombia. If you are accessing our services from outside Colombia (for example, from the European Union or other regions), please be aware that your information may be transferred to and stored in Colombia. Colombia has been recognized by the European Commission as providing an adequate level of data protection for certain sectors. We take appropriate safeguards to ensure that your data is protected in accordance with this Privacy Policy and applicable law.

    Data Security

    We take data security seriously. MedVoyage implements technical and organizational measures to protect your personal information from unauthorized access, loss, or misuse. This includes using encryption for data transmission (SSL/TLS), secure servers, and access controls. However, no method of transmission over the internet or electronic storage is completely secure. While we strive to use commercially acceptable means to protect your data, we cannot guarantee absolute security.

    Data Retention

    We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Privacy Policy, or as required by law. For instance, we may retain transactional data for tax and accounting purposes as required by Colombian law. Once your data is no longer needed, we will securely delete or anonymize it. If you request deletion of your account and data, we will comply unless there is a legitimate legal reason to retain certain information (such as to resolve disputes or enforce our terms).

    Contact Information

    If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or how your data is handled, please contact us:

    MedVoyage S.A.S.
    Bogotá, Colombia
    Email: info@medvoyage.co

    Updates to This Privacy Policy

    MedVoyage may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or for legal or regulatory reasons. When we make significant changes, we will notify you by posting an updated version on our website and indicating the date of the latest revision. We encourage you to review this policy periodically. Your continued use of our services after any changes constitutes your acceptance of the updated Privacy Policy.

    Last Updated: January 2025

    Política de Privacidad (Español)

    Introducción

    MedVoyage (en adelante "MedVoyage" o "nosotros") se compromete a proteger su privacidad. Cumplimos con las leyes de protección de datos de Colombia, incluida la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. También tenemos en cuenta normas internacionales como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea para nuestros pacientes de Europa. Esta Política de Privacidad explica qué datos personales recopilamos, cómo los usamos y protegemos, y sus derechos respecto a su información.

    Información que Recopilamos

    Información Personal

    Recopilamos información de contacto que usted proporciona, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y país de residencia, cuando se registra o solicita nuestros servicios. También recopilamos información de pago (por ejemplo, nombre de facturación y detalles del método de pago) cuando realiza un pago; sin embargo, MedVoyage utiliza procesadores de pago de terceros seguros para manejar los pagos, y no almacenamos los números completos de sus tarjetas de crédito ni detalles bancarios en nuestros servidores. Es importante destacar que MedVoyage no recopila ni almacena registros médicos o de salud. Nunca le pediremos historial médico detallado, diagnósticos o registros de tratamiento; cualquier información médica que decida compartir se proporcionará directamente a su proveedor médico elegido, no a MedVoyage.

    Datos Automáticos (Cookies y Uso)

    Cuando visita nuestro sitio web, podemos recopilar información técnica limitada, como su dirección IP, tipo de navegador y comportamiento de navegación a través de cookies o tecnologías similares. Esta información se utiliza únicamente para mejorar nuestro sitio web y la experiencia del usuario, y no lo identifica personalmente. Se le informará sobre cualquier cookie no esencial y se le dará la oportunidad de dar su consentimiento, en línea con los requisitos del RGPD.

    Finalidad de la Recopilación y Uso de Datos

    Recopilamos y utilizamos sus datos personales únicamente para fines legítimos relacionados con nuestros servicios de facilitación de turismo médico. Los principales usos de sus datos incluyen:

    Prestación de Servicios

    Para contactarlo y proporcionarle la información o servicios que solicita, como responder a consultas o programar una consulta o viaje. Utilizamos sus datos de contacto para comunicarnos con usted sobre arreglos de viaje, opciones de proveedores médicos y atención al cliente.

    Procesamiento de Pagos

    Para facilitar los pagos por servicios, utilizamos la información proporcionada para procesar transacciones a través de nuestros procesadores de pago externos. MedVoyage en sí no procesa ni almacena los detalles de su tarjeta de pago; estos son manejados de forma segura por la pasarela de pago de terceros.

    Mejora del Servicio

    Para mejorar nuestra plataforma y servicios, podemos usar información agregada o anónima (por ejemplo, datos de uso del sitio web) para análisis. Esto nos ayuda a mejorar la experiencia del usuario y solucionar problemas técnicos.

    Cumplimiento Legal

    Para cumplir con obligaciones legales, como mantener registros de transacciones para contabilidad o responder a solicitudes legales de las autoridades. Manejamos los datos personales de acuerdo con la ley aplicable y solo según sea necesario para estos fines.

    MedVoyage no utiliza su información personal para ningún fin secundario no relacionado, como marketing no solicitado. No vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros. Solo recibirá comunicaciones de marketing si ha optado explícitamente por recibirlas, y puede optar por no recibirlas en cualquier momento.

    Consentimiento y Divulgación de Datos

    Sus datos personales se tratan como confidenciales. Compartimos información personal con terceros solo en circunstancias muy limitadas:

    Procesadores de Pago

    Compartimos la información necesaria con procesadores de pago de terceros de confianza para manejar los pagos (por ejemplo, para cargar su tarjeta de crédito). Estos procesadores están obligados contractualmente a proteger sus datos y a usarlos únicamente para el procesamiento de pagos.

    Proveedores de Servicios (Necesidades Operativas)

    MedVoyage puede usar proveedores de servicios para funciones como alojamiento web o comunicaciones por correo electrónico. En tales casos, estos proveedores pueden procesar datos en nuestro nombre bajo estrictos acuerdos de protección de datos. No están autorizados a usar sus datos para ningún otro propósito.

    Requisitos Legales

    Si lo exige la ley o una orden judicial, podemos divulgar información a las autoridades apropiadas. Por ejemplo, podríamos necesitar compartir datos para cumplir con un procedimiento judicial o solicitud regulatoria.

    No Almacenamiento de Datos Médicos

    MedVoyage no almacena ni mantiene registros médicos ni datos de salud. Cualquier información médica que proporcione se transmite directamente al proveedor médico que ha seleccionado para su tratamiento. No tenemos acceso ni conservamos copias de dicha información médica. Los proveedores médicos son los únicos responsables del manejo seguro y almacenamiento de sus datos médicos de acuerdo con las leyes y estándares de atención médica colombianos.

    Sus Derechos

    Bajo la ley de protección de datos de Colombia (Ley 1581 de 2012) y en línea con el RGPD (para residentes de la UE), tiene los siguientes derechos con respecto a sus datos personales:

    • Acceso: Tiene derecho a solicitar información sobre qué datos personales tenemos sobre usted.
    • Corrección: Si sus datos son inexactos o incompletos, tiene derecho a solicitar correcciones.
    • Eliminación: Puede solicitar que eliminemos sus datos personales, sujeto a cualquier obligación legal o contractual de retener cierta información.
    • Oposición y Restricción: Tiene derecho a oponerse a ciertas actividades de procesamiento de datos o solicitar restricciones sobre cómo usamos sus datos.
    • Retirar Consentimiento: Si nos basamos en su consentimiento para el procesamiento (como para comunicaciones de marketing), puede retirar ese consentimiento en cualquier momento.
    • Portabilidad de Datos (RGPD): Los residentes de la UE pueden solicitar una copia de sus datos en un formato portátil.

    Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en info@medvoyage.co. Responderemos a su solicitud dentro del plazo requerido por la ley (típicamente dentro de 15 días hábiles bajo la ley colombiana, o dentro de un mes bajo el RGPD).

    Transferencias Internacionales de Datos

    MedVoyage tiene su sede en Colombia. Si accede a nuestros servicios desde fuera de Colombia (por ejemplo, desde la Unión Europea u otras regiones), tenga en cuenta que su información puede transferirse y almacenarse en Colombia. Colombia ha sido reconocida por la Comisión Europea como que proporciona un nivel adecuado de protección de datos para ciertos sectores. Tomamos salvaguardias apropiadas para garantizar que sus datos estén protegidos de acuerdo con esta Política de Privacidad y la ley aplicable.

    Seguridad de Datos

    Nos tomamos en serio la seguridad de los datos. MedVoyage implementa medidas técnicas y organizativas para proteger su información personal del acceso no autorizado, pérdida o mal uso. Esto incluye el uso de cifrado para la transmisión de datos (SSL/TLS), servidores seguros y controles de acceso. Sin embargo, ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es completamente seguro. Si bien nos esforzamos por usar medios comercialmente aceptables para proteger sus datos, no podemos garantizar la seguridad absoluta.

    Retención de Datos

    Retenemos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política de Privacidad, o según lo exija la ley. Por ejemplo, podemos retener datos transaccionales para fines fiscales y contables según lo exige la ley colombiana. Una vez que sus datos ya no sean necesarios, los eliminaremos o anonimizaremos de forma segura. Si solicita la eliminación de su cuenta y datos, cumpliremos a menos que haya una razón legal legítima para retener cierta información (como para resolver disputas o hacer cumplir nuestros términos).

    Información de Contacto

    Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta Política de Privacidad o cómo se manejan sus datos, contáctenos:

    MedVoyage S.A.S.
    Bogotá, Colombia
    Correo electrónico: info@medvoyage.co

    Actualizaciones de Esta Política de Privacidad

    MedVoyage puede actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas o por razones legales o regulatorias. Cuando hagamos cambios significativos, se lo notificaremos publicando una versión actualizada en nuestro sitio web e indicando la fecha de la última revisión. Le recomendamos que revise esta política periódicamente. Su uso continuado de nuestros servicios después de cualquier cambio constituye su aceptación de la Política de Privacidad actualizada.

    Última Actualización: Enero 2025